Henkilötietojen suoja

Yrittäjän Työttömyyskassa (Yrittäjäkassa)
Käyntiosoite: Museokatu 8, 00100 Helsinki
Postiosoite: PL 86, 00251 Helsinki
neuvonta@yrittajakassa.fi

https://yrittajakassa.fi/

Yrittäjän Työttömyyskassa (Yrittäjäkassa)
puh. 09-622 4830
PL 86, 00251 Helsinki

Tietosuojavastaava Arto Pirinen

tietosuoja@yrittajakassa.fi

Yrittäjän Työttömyyskassan jäsen- ja etuusrekisteri.

Kassan tehtävänä on järjestää jäsenilleen työttömyysturvalaissa tarkoitettuja etuuksia. Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 c) kohtaan. Tämä käsittelyvelvoite perustuu työttömyyskassalain (24.8.1984/603) ensimmäiseen pykälään. Yrittäjäkassan toiminnan ytimessä on tarve käsitellä henkilötietoja lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi.

Jäsen- ja etuusrekisterin henkilötietoja käsitellään työttömyysturvalaissa (1290/2002) tarkoitetun ansioturvan ja muiden lain mukaisten etuuksien järjestämiseen kassan jäsenille. Lisäksi tietoja käsitellään kassan jäsenten palveluun jäsenyyttä ja etuuksia koskevissa asioissa sekä näihin liittyvissä toimissa, kuten esimerkiksi jäsenkyselyiden tekemisessä ja kassan toiminnasta tiedottaminen.

Kassalla on toimintansa harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja henkilötietojen käsittelyssä, kuten tilastotietojen luominen ja käsittely, toiminnan jatkuva kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös näiden perusteiden nojalla.

Työttömyysetuuden myöntämiseksi ja maksamiseksi lain mukaan päivärahanhakijan tulee ilmoittaa tarvittavat tiedot. Puutteelliset tiedot voivat johtaa kielteiseen päätökseen.

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei sovelleta rekisteröityihin henkilöihin.

Käsittelemme jäsentemme henkilötietoja. Tämän lisäksi käsittelemme tietoja henkilöistä, jotka ovat olleet jäseniä tai pyrkivät tai ovat pyrkineet jäseneksi. Lisäksi voimme käsitellä tietoja henkilöistä, joilla on jäsenyyssuhteeseen liittyvä osallisuus, velvoite tai muu yhteys.

Käsittelemme seuraavia tietoja, joita tarvitaan jäsenen etuushakemusten käsittelyssä ja jäsenpalvelussa ja sen kehittämisessä:

• Perushenkilötiedot, kuten henkilötunnus ja nimi (sukunimi, etunimet)
• Yhteystiedot, kuten: osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, tilinumero
• Kielikoodi
• Jäsenyystiedot, kuten: Jäsenhakemus ja sen käsittelyyn liittyvät tiedot, jäsenyyden alkamis- ja mahdollinen päättymispäivä, mahdollinen eron syy, jäsenmaksutiedot, mahdollinen edellisen työttömyyskassan jäsenyysaika ja eron syy
• Etuuteen ja maksatukseen vaikuttavat tiedot kuten, etuushakemus ja sen käsittelyyn liittyvät tiedot, asiakasneuvontaan ja maksatukseen liittyvät tiedot, alle 18-vuotiaiden huollettavien tiedot
• Mahdolliset valitusasioihin, takaisinperintään tai väärinkäytösten käsittelyyn liittyvät tiedot.
• Yhteydenpidossa annetut tai kerätyt tiedot, kuten asiakaspalvelun sisään tulevien puheluiden tallenteet
• Muut tiedot kuten, mahdollinen turvakielto, sähköisestä palvelusta valitut asetukset, mahdolliset jäsentyytyväisyys tms. kyselyihin vastaukset

Henkilötietoja kerätään kassan jäseniltä itseltään sekä hakemuskäsittelyn yhteydessä mahdollisesti työnantajilta sekä sellaisilta viranomaisilta ja viranomaisrekistereistä, joihin kassalla on laillinen käyttöoikeus. Rekisteriin saadaan tietoja jäsenen toimittamasta jäsen- ja etuushakemuksesta sekä työttömyysturvalain (1290/2002) 13 luku 1§:ssä mainituilta viranomaisilta:

• Valtion ja kunnan viranomaiselta sekä muulta julkisoikeudelliselta yhteisöltä.
• Eläketurvakeskukselta, eläke- ja vakuutuslaitokselta sekä eläkesäätiöltä.
• Työnantajalta, toimeksiantajalta tai muulta työn teettäjältä, työttömyyskassalta, työpaikkakassalta sekä julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetussa laissa tarkoitetulta koulutuspalvelujen tuottajalta ja muulta oppilaitokselta.
• Muulta työllistymistä edistävän palvelun järjestäjältä.
• Työvoimaviranomaiselta työttömyysturvalain 1 luvun 4 §:n 3 momentissa tarkoitettu työvoimapoliittinen lausunto ja maksatusilmoitus.
• Rangaistuslaitokselta tiedot rangaistuksen alkamisesta ja päättymisestä; rangaistuslaitoksen on annettava tiedot välittömästi, kun henkilö otetaan rangaistuslaitokseen.
• Kelan on ilmoitettava asianomaiselle kassalle, jos ansioon suhteutetun päivärahan saajalle tai tämän puolisolle myönnetään lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta annetun lain mukainen kotihoidon tuki.
• Kelalla ja kassalla on oikeus saada Verohallinnolta maksutta työttömyysetuuksien väärinkäytösten selvittämiseksi tarpeelliset tiedot työttömyysetuuksien saajien tuloista, salassapitosäännösten ja muiden rajoitusten estämättä.
• Jäsenen palkkatietoja saadaan kansallisesta tulorekisteristä (laki kansallisesta tulotietojärjestelmästä 13 §)

Lisäksi:

• Verottaja toimittaa kassalle vuosittain kassan jäsenten ennakonpidätystiedot.
• Kela toimittaa kassalle tiedot etuudenhakijoita koskevista Kelan maksamista etuuksista.
• Väestörekisterikeskus toimittaa kassalle jäsenten osoite- ja lapsitiedot sekä jäsenten kuolemaa koskevat tiedot.
• Työvoimahallinto toimittaa kassalle jäseniä koskevat työvoimapoliittisetlausunnot.

Yrittäjäkassan henkilökunnan oikeus käsitellä jäsenten henkilötietoja määräytyy tämän työtehtäväkuvan mukaisella käyttövaltuutuksella. Myös Yrittäjäkassan valtuuttamat ulkopuoliset palvelun tarjoajat voivat käsitellä rajoitetusti henkilötietoja. He käsittelevät tietoja Yrittäjäkassan puolesta ja toimeksiannosta. Käsittelystä on tehty osapuolia sitova sopimus, jossa on otettu huomioon tietosuojaa ja salassapitovelvollisuutta koskevat vaatimukset. Tiedon omistus ei siirry Yrittäjäkassalta tällaiselle sopimusosapuolelle, eikä sopimusosapuolella ole oikeutta käyttää tietoja sovittua toimeksiantoa laajemmin.

Tällaisia sopimuskumppaneita ovat mm:

• Maksatusjärjestelmä toimittaja Futunio Oy
• Puhelinjärjestelmä toimittaja Telavox

Kassa voi toiminnassaan käyttää myös muita käsittelijöitä alihankintaan, joille luovutetaan tietoja sopimuksella sovittujen tehtävien suorittamiseksi. Sopimuksissa huolehditaan aina riittävästi tietosuojasta. Tällainen tilanne voi esimerkiksi olla esimerkiksi jäsentyytyväisyyskyselyn ulkoistaminen.

Voimme luovuttaa jäsenen henkilötietoja viranomaisille työttömyysturvalain 13 luvun perusteella, noudattaen sovellettavaa lakia ja tietosuojaa koskevia velvoitteita.

Esimerkkejä tiedon luovutuksista ovat:

• Eläketurvakeskukselle
• Verohallinnolle
• Työllisyysrahastolle
• Kansaneläkelaitokselle
• Työ- ja elinkeino- sekä Oikeusministeriölle
• Finanssivalvonnalle
• Sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunnalle ja Vakuutusoikeudelle
• Poliisille ja tuomioistuimelle
• Vakuutus- ja eläkelaitoksille
• Tulorekisterille
• Toiselle työttömyyskassalle
• Sosiaali- ja terveysministeriölle
• Sosiaalitoimistolle
• Ulosottoviranomaiselle
• Muut työttömyyskassat

Lisäksi voimme luovuttaa tietoja EU-maiden väliseen EESSI-sosiaaliturvatietojen sähköiseen tietojenvaihtojärjestelmään.

Jäsentietoja ei luovuteta markkinointi- tai suoramarkkinointitarkoituksiin.

Lähtökohtaisesti ja pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Joissain tilanteissa Yrittäjäkassa saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Yrittäjäkassa saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden lainsäädäntö ei tarjoa erityistä henkilötietojen suojaa tai joiden tietosuojalainsäädäntö on hyvin erilainen. Näissä tapauksissa Yrittäjäkassa varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan asianmukaisesti sovellettavan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja käytännöllisten tietosuojatoimien noudattamista.

Yrittäjäkassa käsittelee henkilötietojasi tässä rekisterissä niin kauan, kun Yrittäjäkassalla on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattu voimassa oleva peruste tietojen käsittelyyn, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Tietojen säilytyksestä ja arkistoinnista on määritelty tarkemmin kassan arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Kassa huolehtii henkilötietojen säilytyksestä, käsittelystä ja turvallisuudesta tarkasti. Sopimuksilla olemme velvoittaneet alihankkijoitamme suojaamaan käsittelyssään olevat tiedot tietosuoja-asetuksen edellyttämillä tavoilla.

Varmistamme, että tietojenkäsittelylaitteet huolletaan ja hävitetään turvallisesti. Tiedonkäsittelylaitteet ovat teknisesti suojattu ja niihin pääse vain yksiöllisillä tunnuksilla. Tietoverkko ja verkkolaitteet ovat suojattuja palomuurilla ja sijaitsee lukitussa ja valvotussa tilassa. Jäsenrekisteriin pääsy on rajattu ainoastaan sitä työssään tarvittaville henkilöille, joilla on yksilölliset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsy tiloihin, joissa käsitellään tai arkistoidaan luottamuksellisia tietoja, sallitaan vain henkilöille, joiden on päästävä tiloihin työtehtäviensä hoitamisen vuoksi. Kaikilla työntekijöillämme on salassapitosopimukset, jotka estävät tietojen luovuttamisen ulkopuolisille.

Manuaalista aineistoa säilytetään kassan lukitussa arkistossa arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti määrätyn ajan.

Rekisteröitynä jäsenenä sinulla on useita mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Vastaamme pyyntöihin mahdollisimman pian, viimeistään kuukauden kuluessa. Jos tarvitsemme lisäaikaa, olemme sinuun yhteydessä kuukauden aikana. Pyydämme ottamaan ensisijaisesti yhteyttä kassan rekisterin pitäjään eAsioinnin kautta tai sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@yrittakassa.fi oikeuksiesi käyttämiseen liittyen.

Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat:

a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta käsitellään

Jokainen kassan jäsen voi tarkistaa helposti omat tietonsa kassan eAsiointi-palvelussa. eAsioinnissa voi lisäksi päivittää yhteystietoja ja muita henkilötietoja sekä lähettää kassalle viestin suojatusti.

Muuten käsiteltävien henkilötietojen osalta pyyntö voidaan tehdä lähettämällä viesti osoitteeseen tietosuoja@yrittakassa.fi, josta lähetetään lisäohjeet. Tarkastuspyynnössä tulee yksityiskohtaisesti ilmoittaa, mitä tietoja ja miltä ajalta henkilö haluaa tarkistaa. Tarkastuspyyntö on pääsääntöisesti maksuton kerran vuodessa.

b) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista

Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit itse muokata tietoja eAsioinnissa. Voit myös välittää kassalle henkilötietojen korjauspyynnön eAsioinnin kautta tai sähköpostitse neuvonta@yrittajakassa.fi.

c) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista

Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot rekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:

• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
• Peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• Vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• Tietojen käsittely on lain vastaista;

Tietojen poistamisoikeutta rajaa tilanteet, joissa Kassalla on lakisääteinen velvollisuus tai oikeus säilyttää tietyt tiedot tietyn määräajan. Kassalla voi olla oikeutettuun etuun tai lakiin perustuva oikeus käsitellä henkilötietojasi myös tietyn ajan jäsenyyden päättymisen jälkeen.

Suosittelemme pyynnön tekemistä eAsioinnin kautta tai sähköpostitse osoitteeseen neuvonta@yrittakassa.fi.

d) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti.

Suosittelemme pyynnön tekemistä eAsioinnin kautta tai sähköpostitse osoitteeseen neuvonta@yrittakassa.fi.

e) Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada kassalle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Suosittelemme pyynnön tekemistä eAsioinnin kautta tai sähköpostitse osoitteeseen neuvonta@yrittakassa.fi.

f) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja kassan välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaistavaksi.

Jos haluat poistaa henkilötietoja/-tietosi, rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tai haluat siirtää henkilötietojasi toiseen järjestelmään, suosittelemme kirjallisen pyynnön tekemistä eAsioinnin kautta tai sähköpostitse osoitteeseen neuvonta@yrittajakassa.fi.

Lisätietoa evästeistä  »

Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

Ymmärrämme tietosuojan merkityksen jäsenillemme sekä verkkosivustollamme vieraileville ja pyrimme pysymään näiltäkin osin kehityksen kärjessä. Yrittäjäkassa voi muuttaa tätä tietosuoja- ja rekisteriselostettaan. Muutokset tullaan julkaisemaan tällä sivulla.