Dataskyddsbeskrivning för Företagarkassans inspelningssystem för kundsamtal

Företagarnas Arbetslöshetskassa (Företagarkassan)
Besöksadress: Museogatan 8,3 vån, 00100 Helsingfors
Postadress: PB 86, 00251 Helsingfors
neuvonta@yrittajakassa.fi
https://yrittajakassa.fi/

Företagarnas Arbetslöshetskassa (Företagarkassan)
tietosuoja@yrittajakassa.fi
tfn 09-622 4830
PB 86, 00251 Helsingfors

Telefonsystemets kundregister

Företagarkassan behandlar dina uppgifter i enlighet med lagen om utkomstskydd för arbetslösa och lagen om arbetslöshetskassor. Företagarkassan kan också behandla dina personuppgifter i enlighet med annan förpliktande lagstiftning. Företagarkassan har också berättigade intressen som står i samband med bedrivandet av verksamheten, t.ex. utveckling av verksamheten samt utredning av eventuellt missbruk. Dina personuppgifter kan också behandlas utgående från dessa.

Uppgifterna används i första hand vid hantering av förmånsärenden för att säkra tjänstetransaktioner. Uppgifterna kan också användas i samband med Företagarkassans kundservicepersonals utbildning med syfte att förbättra tjänsternas kvalitet.

Företagarkassan sparar inkommande samtal. Samtalen sparas automatiskt och datainnehållet omfattar uppgifter som kunden själv eller tjänsterådgivare under bakgrundssupportsamtal har lämnat, t.ex. följande:

• Uppringningstid
• Samtalets längd
• Samtalets handläggares identifikation
• Medlemsnummer
• Personbeteckning
• Adressuppgifter
• Telefonnummer
• Boendeuppgifter
• Uppgifter om familjeförhållanden
• Beskattningsuppgifter
• Inkomstuppgifter
• Förskottsinnehållningsuppgifter
• Förmånsuppgifter
• Uppgifter om fakturering av medlemsavgift

Uppgifter fås av kunden själv eller av tjänsterådgivare per telefon.

Företagarkassans personals rätt att behandla medlemmarnas personuppgifter bestäms utgående från åtkomstpolicyn som gäller för arbetsuppgiftsbeskrivningen i fråga.

Företagarkassan använder återuppringningsservice som förmedlar telefonnummer och uppringningstid till kassan per e-post. Uppgifterna raderas omedelbart efter att återuppringning har skett.

Vi gör inte regelmässiga överlåtelser. Vi kan emellertid överlämna medlemmars personuppgifter till myndigheterna. Överlåtelse grundar sig på bestämmelser i lag och på dataskyddsrelaterade skyldigheter. Företagarkassan kan också överlämna dina personuppgifter på bestämmelse av domstol eller motsvarande.

Uppgifter överförs inte till mottagare utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Inspelade samtal sparas i huvudsak två (2) år samt rimlig tid därefter. Samtalsinspelning har införts 9/2020.

Företagarkassan beaktar alltid datasäkerhet och persondataskydd när uppgifterna används. Företagarkassan behandlar samtliga personuppgifter på ett datasäkert sätt och i enlighet med vad som förutsätts i lag.

Endast personer som personuppgiftsansvarige har auktoriserat har tillgång till registret. Tillgång till data, programvaror och system har via tekniska medel (åtkomst, användarnamn, lösenord) begränsats uteslutande till personer som behandlar arbetslöshetskassans ärenden. Tillgång till utrymmen där man behandlar eller arkiverar konfidentiella uppgifter begränsas till personer, som för att kunna sköta sina arbetsuppgifter måste ha sådan tillgång. Övervakningssystemet omfattar produktionsutrymmenas ytterdörrar. Personalövervakning sker via tillträdeskontrollsystem. Registeranvändarna är underställda konfidentialitetsavtal och får sålunda inte överlåta uppgifter de behandlar.

Som registrerad har du ett flertal möjligheter att påverka hur dina personuppgifter behandlas. Vi besvarar din begäran snarast möjligt, senast inom en månad. Ifall vi behöver mera tid kontaktar vi dig inom en månad. Vänligen kontakta personen som nämns i punkt 2 i beskrivningen i samband med utnyttjandet av dina rättigheter.

Dig tillhörande rättigheter är:

a) Rätt till tillgång till insamlade personuppgifter som gäller dig
Samtliga medlemmar i Företagarkassan kan enkelt kontrollera sina egna uppgifter via Företagarkassans e-tjänst. Via e-tjänsten kan man också uppdatera kontaktinformation och skicka meddelanden till Företagarkassan via säker uppkoppling.

Begäran som gäller behandling av personuppgifter kan också skickas per e-post till adressen tietosuoja@yrittajakassa.fi, som skickar vidare anvisningar. I sin kontrollbegäran ska man i detalj meddela vilka uppgifter man vill kontrollera och för vilken tidsperiod. Kontrollbegäran är utgångsvis avgiftsfri en gång per år.

b) Rätt att begära rättelse av insamlade personuppgifter som gäller dig
Noterar du fel eller brister i dina uppgifter kan du skicka rättelsebegäran till oss. Vi rekommenderar att du skickar din begäran via e-tjänsten.

c) Rätt att begära att insamlade personuppgifter som gäller dig raderas
Vi är skyldiga att radera personuppgifter i vårt register på din begäran, ifall någon av nedanstående grunder uppfylls, och ingen förpliktelse att spara uppgifterna föreligger på grund av annan lagstiftning eller myndighetsbestämmelser:

• personuppgifterna behövs inte längre för de ändamål för vilka de har behandlats;
• du annullerar ditt samtycke och ingen annan laglig grund för behandling föreligger;
• du motsätter dig behandling i samband med din personliga specifika situation och ingen skälig grund för behandling föreligger;
• behandling av uppgifterna är lagstridig.

Företagarkassan kan också ha i lag fastställd rätt att behandla dina personuppgifter under en viss tid efter ditt medlemskap har utgått.

d) Du har rätt att begära att behandling av dina personuppgifter begränsas i enlighet med artikel 18 i dataskyddsförordningen.

e) Rätt att flytta över uppgifter som du har överlåtit från ett system till ett annat

Du har rätt att få dina personuppgifter som du har överlämnat till Företagarkassan i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format format, och du har rätt att överlåta ifrågavarande uppgifter till en annan personregistersansvarig.

f) Rätt att göra anmälan till tillsynsmyndighet

Ifall det inte är möjligt att få eventuella tvister i samband med behandlingen av dina personuppgifter uppgjorda i godo mellan dig och Företagarkassan är du berättigad att hänskjuta ärendet för avgörande till dataombudsmannens byrå.

På föreliggande personregister och av registret omfattade personuppgifter tillämpas Finlands lag samt EU-lagstiftning som tillämpas direkt i Finland, t.ex. EU:s dataskyddsförordning.

Vi förstår dataskyddets betydelse och strävar till att också i det här sammanhanget hålla oss a jour med utvecklingen. Företagarkassan kan göra ändringar i föreliggande dataskyddsbeskrivning som berör inspelningssystemet för kundsamtal. Ändringarna publiceras på den här sidan.